如何編寫會議日程

目錄

方法1：編寫日程1、定標題。2、表頭部分包括人員、地點、時間。3、簡要陳述會議目標。4、寫日程，列出會議的各要點。5、為特邀嘉賓安排時間。6、會議末留出問答時間。7、日程中可以但不必須包含討論主題的提綱。8、發放會議日程前要檢查錯誤。9、使用文字處理軟件自帶的模版。10、也可以從第三方網站上下載模版。11、填寫模版。12、按照你的需要，對模版進行微調。方法2：具體操作建議1、重要話題優先。2、大體遵照會議日程，但也要隨機應變。3、早點開始寫日程。4、開會前把日程發放給參會人員。5、因為大家都很忙，你應該額外準備幾份日程表備用，以防有人忘帶。一場有條理的會議需要一個成功的會議日程表。很多沒有參照日程表的會議又長又低效。而詳細的、靈活的日程表則能突出條理和重點，在最短時間內達成會議目標。你可以參照模版或者自己寫，詳情請看下文。

方法1：編寫日程

1、定標題。無論是優美的文學作品還是枯燥的表單，都需要有標題，會議日程也不例外。標題需要傳達兩個信息：這是一份會議日程；會議主題是什麼。把標題寫在空白文檔的最上方。標題無需辭藻華麗或用詞複雜，因為是商務應用文，追求簡單明瞭。 別使用花哨或太大的字體。一般情況下，英文字體用最標準的Times New Roman或者Calibri，中文字體可以用雅黑、宋體等默認字體。標題字號和正文部分一致，或略大。記住：標題的目的在於傳達會議主題，而不是逗樂或轉移讀者注意力。

2、表頭部分包括人員、地點、時間。標題下方是表頭，其具體程度與會議的正式性一致。表頭內容和會議主題無關，只是客觀信息，標明會議人員、地點、時間。以下是可以選擇的內容，記得要分點（可以用粗體）： 日期和時間。可以放一塊或分開寫。

地點。若有多個地點，要寫清楚具體地址；若只有一個地點，只需標明會議室（比如：3號會議廳）。

參會人員。姓名前通常不需要帶職位。

特別嘉賓。包括領導、彙報人、特邀嘉賓等。

3、簡要陳述會議目標。沒有目標的會議等於浪費時間。表頭下空一行，寫"目標"，大寫或加下劃線，後面加冒號或換行符。用1-4句話簡要描述會議的討論重點。 例：預算會議的會議目標可以這樣寫："目標：羅列出2014-2015年的關鍵預算目標，並討論長期縮減開支的辦法。研發部主任馬爾克斯·費得曼還將就近期的競爭力研究做一個彙報。"

你也可以參考以前寫的會議概要或執行概要。會議目標中只需概括性地指出會議中的討論重點，不需要詳細説明。

4、寫日程，列出會議的各要點。會議經常一不小心就超過了預計時間，而清楚的日程安排有助於控制會議時間。會議目標下空一行，寫"日程安排"，粗體或加下劃線，然後羅列若干討論話題。每個條目獨立一行。 寫清楚每個條目的預計討論時間。可以用"從幾點到幾點"這種格式，也可以用"持續多少時間"這種格式。選擇其中一種，格式要統一，否則有失專業性。

5、為特邀嘉賓安排時間。如果有特邀嘉賓參加會議，要給他們分配好時間。一個嘉賓列一個條目，不管他有幾個話題。這樣的話，每個嘉賓能根據分配的時間調整講話內容。 最好提前聯繫與會嘉賓，詢問他們大概需要多少發言時間。這樣能避免會議中出現時間安排問題。

6、會議末留出問答時間。在問答時間中，參會人可以提出困惑、給出個人意見和評論，還能為未來的會議提建議。可以在日程表最後標出問答時間，也可以不做書面安排，到時候口頭提出來。 若參會人員沒有問題，可以早點結束會議。早點散會讓很多人高興。

7、日程中可以但不必須包含討論主題的提綱。時間安排是會議日程的中心，用來引導討論。不過，額外的討論話題提綱也能帶來幫助。它可以提醒參會者哪些話題是重點，鞏固對這些要點的記憶。下面是話題提綱的範例（詳情可參考如何寫提綱這篇文章）： 一、重點預算問題1. 員工出差預算 2. 代理經銷預算爭取更好的代理

3. 宣傳預算

二、增加盈利的辦法1. 可選服務給客户提供選擇；徵求反饋

2. 移動科技再投資

……依此類推。

8、發放會議日程前要檢查錯誤。有些參會人員很依賴會議日程，所以發放前要確保日程的完整性和準確性。這不僅是禮貌，也是對參會人員的尊重，還能表現你關注細節。 另外，排查錯誤還能為你節省時間，不讓你丟面子。

使用會議日程模版

1、使用文字處理軟件自帶的模版。很多文字處理器，如Microsoft Office，Pages，提供各種模版，應該會有會議日程模版。使用模版極大地提高了編寫效率。模版不僅有條理而且美觀，你只需要把相關內容填到對應項裏就可以了。 各種文字處理軟件稍有不同，一般是通過頂部菜單欄來找到模版。

如果你的文字處理軟件有模版功能，但沒有自帶會議日程模版，你可以從該軟件的官網上下。比如，Microsoft Word在office.Microsoft.com下載模版； Pages在Apple App store下載模版。

2、也可以從第三方網站上下載模版。如果軟件本身不自帶模版，官網上也找不到，不用擔心，其他網站上可以找到好多免費的模版。你只需要用搜素引擎查找"會議日程模版"，就能搜到很多結果。不過，有些搜索結果的來源不權威，在選用時要多加註意。下面列舉幾個第三方網站： Save Word Templates: 這個網站提供很多適合Microsoft Word的模版。

Word Templates Online ：也是一個很好的資源，不過模版種類不是特別多。

iWorkCommunity ：適用於Pages，但是適合舊版本。

App Store也有很多適用於Pages的模版，但有些要收費。

3、填寫模版。找到文字處理軟件自帶模版或從其他網站下載後，只需要填充必要信息。模版上各區域明確：姓名、時間、討論話題、小節標題等。填好相關信息後，檢查有沒有錯誤。模版雖然便捷，但不能自動檢查錯誤：拼寫、語法或信息錯誤。 不要讓某個部分空白。要是某個條目上寫着"在此輸入"，那就太不專業了。如果有些部分你不想填寫，要記得把整個條目都刪掉。

4、按照你的需要，對模版進行微調。雖然模版便捷，但你不必完全遵照。你可以自由地調整模版中的項目，更好地符合公司要求和個人喜好。 例：你很喜歡某個模版的樣式，但是它的表頭太長了，那麼你可以刪減多餘部分，只要不破壞模版的整體結構，不對日程表產生負面影響。

方法2：具體操作建議

1、重要話題優先。安排會議日程時把最重要的話題放在最前面。第一個重要性：會議前半部分，參會人員精力比較集中，在這段時間能高效地討論完重要話題。第二個重要性：以防會議提早結束或有些參會人員提早離會，確保他們在離開前討論到重要話題。 會議不可能完全按照計劃中進行。如果有些非關鍵話題在會議中沒討論到，你可以自己解決或留到下次會議。不過，要是重要話題沒討論到，則未能達成會議目標，這樣的會議是失敗的。把最重要的話題放在最前面就能避免這種問題。

2、大體遵照會議日程，但也要隨機應變。會議中可能出現的一個嚴重問題就是超時。員工普遍討厭會議超時——這也可以理解，會議太長太無聊，佔用工作時間。看鐘表，把握會議進度。在合適的時機禮貌地提醒："如果想按時結束的話，我們應該進行下一個話題了。" 會議不可能完全按照計劃進行，所以當某一部分超出預計時間，你應該相應地調整安排。在有限的時間內儘量全面地涵蓋日程表上的內容，也要隨機應變。例：某部分超時，就得縮短其他部分的時間，或刪去不太重要的部分，保證按時結會。（你可以在編寫日程時把某些部分標註為"可選"，這樣就能更好地控制時間。）

3、早點開始寫日程。日程很重要，體現出你的專業性和你對參會人員的尊重。所以要儘早開始，用足夠的時間編寫出高質量的會議日程。 提早寫日程還能讓你有時間徵詢反饋。把日程草稿給同事和主管看看，詢問他們的意見，幫助你改正錯誤，添加必要的細節。如果你到會議前最後一刻才寫日程，那就沒時間徵詢反饋了。

一般的會議日程也許提前一天就能寫好，但重要的會議可能要提前幾周準備日程。

4、開會前把日程發放給參會人員。確保每個參加會議的人都對會議討論話題有基本的瞭解。你可以打印很多份，親自發放給他們，或者用郵件發電子版。具體怎麼做要依據公司文化。總之在發放前要確保日程表沒有技術性錯誤。 根據會議的重要性，提前1-2小時發放會議日程。對於重要的會議，需要提前一天甚至更早發放。

5、因為大家都很忙，你應該額外準備幾份日程表備用，以防有人忘帶。

小提示

提高會議效率的好工具“OARR”：目標（Objective）、日程（Agenda）、角色和責任（Roles& Responsibility）。首先，會議必須具備目標。如果只是為了傳達信息，那就別浪費時間開會了。發通知就可以了。目標應該明確，如：確定團隊的季度目標。日程是指為了達成會議目標需要討論的話題，每個話題都要設定討論時間。如：1. 回顧上季度目標（15分鐘）。2. 共同商議本季度目標（20分鐘）。3. 精選五個主要目標（10分鐘）。角色和責任：會議領導者、記錄者、總結行動方案者等。

最好設定一個期限，在這個期限內大家可以對日程提出修改意見。接受補充性意見或其他新意見。

如果某人因事缺席會議，可以在日程頂部加一塊“提前致歉”，寫在其他地方或當場提及也可以。

如果公司對會議日程格式有專門要求，應該按照該要求來定模版。按章行事很重要。