4種方法來記錄流程

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方法1：決定你要如何記錄流程1、一次只處理一個流程。2、把大的流程分解成子流程。3、確定流程是否足夠簡單，能否用文字記述。4、考慮製作一個流程圖表。5、儘量精簡。6、如果有助於流程的展示，使用圖形。7、提到人時，不要使用姓名，使用他的職位。8、把流程之間的聯繫記述清楚。9、讓你的文檔是可編輯的、可查看的。10、標註文檔的時候請謹慎。方法2：創建流程圖1、創建流程圖來簡便地展示簡單的任務。2、從上到下或者從左到右地安排流程圖。3、"請由寫有‘開始’的圓形開始"。4、畫一個矩形，並且在它的中央寫上第一個任務的名稱。5、畫一個箭頭，指向下一個任務或者問題。6、從寫有問題的菱形伸出的箭頭的指向要取決於問題的答案。方法3：創建一個複雜的流程圖1、如果流程中涉及多個人員或多個部門，使用下面的建議。2、考慮使用相關軟件。3、把各個參與者清楚地寫在頁面左邊的一列內。4、從第一個任務開始。5、如繪製一般流程圖一樣繼續下去，但是要確保矩形的排列要逐漸右移，並且矩形都放在了正確的行內。6、學會使用菱形和圓形。7、保持連貫。8、如果有必要的話，繼續畫下一頁。9、編輯流程圖。方法4：分析、改進流程圖1、找出質量概覽可能會起作用的領域。2、找出重複的任務。3、尋找部門間的不必要行為。企業經常會記錄流程，以此來確保員工瞭解如何正確地完成工作，或者通過分析這些流程來改進它。如果你被要求記錄流程，或者你自己想記錄，先要確保你與對於該流程擁有豐富經驗和淵博知識的同事溝通過。下文將描述兩種流程圖表，但是如果你想到一種更適合你手頭工作的圖表或文字記錄方式，請使用你自己的方式。那種情況下，請先閲讀總體建議部分來獲取關於流程記錄的信息。

方法1：決定你要如何記錄流程

1、一次只處理一個流程。不要試圖在一張流程圖表裏表示你所有的工作，一系列分別記述每個任務的簡短文檔會更容易處理。如果你需要記錄一個大範圍的流程，例如從設想到銷售一件產品的整個流程，你需要使用簡短的名字來記述該流程中的每個任務。如果有必要的話，可以附加文檔來詳細解釋每個具體任務。

2、把大的流程分解成子流程。所謂子流程，就是在整個流程中實施的關鍵任務。如果你對於要記錄的流程不是非常熟悉，你可以找項目經理或者其他專家來獲取信息，以便對整個流程有更好的理解。總體來説，如果你的流程中有一個步驟包含多個動詞，或者"並且"，那麼這個步驟就很可能可以被分解成兩個步驟。比如説，"將麪包和肉餅放在烤架上"，就可以分解成"將麪包放在烤架上"和"將肉餅放在烤架上"。

3、確定流程是否足夠簡單，能否用文字記述。如果你要記述的流程的每一步都比較類似，並且涉及到的判定和變量數目都不多，你也可以只簡單地把步驟寫成一個列表。你可以使用電子文檔（如微軟的Word文檔）或是稿紙。

4、考慮製作一個流程圖表。正如下文即將介紹的一樣，一個簡單的圖表可以非常直觀地展示流程。要構造更為複雜的圖表也是可以的，但是大多數流程並不需要。你可以考慮按照介紹複雜圖表的部分來製作，但是隻有當你的流程包含多於十個步驟，或者涉及至少三個人來實施流程中的不同步驟時，你才需要這樣做。

5、儘量精簡。長度保持在一頁紙是非常理想的，但是即便是記錄非常複雜的流程，也儘量精簡到五頁或更短。只有專業的或者是複雜的任務才需要更長的篇幅，但是也只有當真的有人拿着這些記錄來實施工作時，才可能會用到那麼長的篇幅。舉個例子，如果你的文檔是要指導醫生來診斷癌症，你就會提及所有可能被用到的診斷性檢驗。然而，如果這篇文檔是要給主管們看，你就需要刪除太過具體的步驟，例如如何決定特定儀器上的設定。

去除任務名稱前的形容詞。這些名稱應當是簡短並且清晰的。例如，記下"給顧客發送賬單"，而不是"給訂購產品的顧客發送寫有所有服務收費的賬單。"

6、如果有助於流程的展示，使用圖形。有些人對於圖形化表示的信息能夠理解得更好，尤其是主管、經理或是其他對於你記述的流程沒有切身體驗的人。圖形化信息可以是圖表、照片或者是截圖，但是要確保它們是簡單清晰的。只有當圖片有助於理解流程記錄時才能使用它們。舉個例子，如果工作流程要求讀者能夠區分兩種機器的不同，就應該提供這些機器的清晰的圖表或照片。

不要使用沒有實際用途的剪貼畫或其他圖片。

7、提到人時，不要使用姓名，使用他的職位。一份記錄的保存時間可能會超過人的壽命。不要寫"將會議時間發送給張先生"，而要寫"將會議時間發送給主席"。如果你認為姓名對於幫助讀者理解到底該聯繫誰是有必要的，那就把職位和姓名都記錄下來。

8、把流程之間的聯繫記述清楚。舉個例子，一份題為《安排時事通訊》的流程文件可能會在結尾寫着"結果會被送去編輯，具體內容請參閲《編輯時事通訊》"。而題為《編輯時事通訊》的文檔可能會這樣開頭："本文是以《安排時事通訊》為先導的。"然後會這樣結尾："現在文檔將被送去出版，請參閲《出版時事通訊》"。

9、讓你的文檔是可編輯的、可查看的。給其他人一些複印件，以便他們能夠閲讀和學習。留存一份可編輯的電子版文檔，以便日後如果有需要的話能隨時修改。PDF文檔不是可編輯文檔。如果你使用專業的製圖軟件，在存儲可編輯文檔的時候就會有一種不同的、獨特的文件格式。其他人有可能需要下載或者購買相同的軟件才能編輯這篇文檔。

對於只有文字的文檔，使用常見的文件格式如.doc、.docx、.txt或者 .rtf。如果你預期這篇文檔會被經常修改，你可以使用線上文檔主機服務，如Google Docs，以便別人能夠及時看到該文檔的最新版本。

10、標註文檔的時候請謹慎。在每一篇文檔的顯眼的位置寫上該文檔的創建日期和最後一次編輯的日期，比如説寫在頁眉處。如果有很多人在編輯這篇文檔，你應當在編輯日期的後面寫上姓名或是縮寫。最後，寫上標題和文檔名稱，以便能夠方便地識別出哪個流程被記錄下來了。

方法2：創建流程圖

1、創建流程圖來簡便地展示簡單的任務。流程圖能夠以一種簡單、直觀的方式描繪出基本的信息。它們經常被用於指導新手在入職培訓中完成簡單的任務，或者幫助一位因為同事的缺席而暫時負責某項工作的員工快速上手。

2、從上到下或者從左到右地安排流程圖。在繪製流程圖的時候，你需要用矩形表示流程中的任務，然後用箭頭表示實施它們的順序。從左邊或者上邊開始，與書寫的順序一致。這樣排序有利於一眼看出如何實施。如果你使用的語言書寫順序與中文不同，請使用與之匹配的順序。例如，用阿拉伯語繪製的流程圖應從右向左進行。

使用箭頭來清晰地表示方向。不要在任務之間繪製沒有方向意義的直線。

3、"請由寫有‘開始’的圓形開始"。如果你的流程圖比較簡單，僅用一行或者一列就能表示完整，你就不需要這個圓形。對於更加複雜的流程圖來説，有一個明顯的"開始"標誌是非常有用的。

4、畫一個矩形，並且在它的中央寫上第一個任務的名稱。畫一個箭頭，由"開始"指向這個寫有第一步的矩形。例如，"接受顧客點餐"。

5、畫一個箭頭，指向下一個任務或者問題。這個箭頭指向的是下一個矩形，而它的中間寫着第二個任務。如果在第二步之前需要作出決策或者要回答個問題，把問題寫在一個菱形裏。如果可能的話，菱形的顏色要跟矩形不同。

6、從寫有問題的菱形伸出的箭頭的指向要取決於問題的答案。例如，寫着"接受顧客點餐"的矩形指向了一個菱形，寫着"點單中有水嗎？"。菱形應當引出兩個箭頭，其中一個寫着"是"，指向寫着"給顧客奉水"的矩形。而另外一個寫着"否"的箭頭應當指向寫着"把點單交給廚師"的矩形。

方法3：創建一個複雜的流程圖

1、如果流程中涉及多個人員或多個部門，使用下面的建議。如果你記錄的流程涉及多個人員、團隊或是部門，並且他們是獨立工作的，你可以考慮繪製一個複雜的圖表。下面要介紹的圖表叫做"泳道圖"或者"Rummler-Brache圖"。這種圖表能夠明確地看出每一項任務的負責人，並且也易於找到流程改進的空間。流程圖要展示的應該是現階段該流程是如何完成的，而不是該流程應當怎麼完成。

2、考慮使用相關軟件。如果你在創建流程圖時使用了相關軟件，你的流程圖看起來會更加整潔，可讀性也更高。電子文檔形式的流程圖也為必要時的修改提供了便利。上網搜索"流程圖軟件"，確保你下載或是購買的軟件能夠繪製泳道圖。

3、把各個參與者清楚地寫在頁面左邊的一列內。每一行可以被記為一個部門、團隊或者個人的職位。每一個參與者都對自己水平行內的任務負責，每一行都延伸到頁面的右端。這有時被稱為參與者的"泳道"。每個泳道可以用顏色標記，也可以不做。它們始終應當由加粗的黑線分隔開，即使是色盲的人也能清楚地看懂。

把工作中有交互的部門放在相鄰的位置。然而這並不是硬性條件。

4、從第一個任務開始。流程開始，把第一個任務放在對其負責的部門相應的行內，靠近頁面的左邊。例如，如果研發部門流程的最開始是要有產品創意，就在標有"研發"的哪一行畫一個矩形，然後寫上"提出產品創意"。

5、如繪製一般流程圖一樣繼續下去，但是要確保矩形的排列要逐漸右移，並且矩形都放在了正確的行內。例如，如果研發部門之後將產品創意發給了市場部門來做焦點測試，畫一個箭頭，由"提出產品創意"指向市場部門所在的行內的一個矩形。這個矩形應當在上一個矩形的右側，寫着"焦點測試"。有時候，一個任務可能會被重複。例如，有的產品可能會在後期再次返回附加的焦點測試。如果流程確實回到了之前的某個相同的階段，畫一個箭頭指向之前寫有"焦點測試"的矩形。如果流程實際上是不同的（例如這次的焦點測試是更深層的，並且會指向不同的任務），畫一個新的矩形，並且給它起一個不同的名字，如"深層焦點測試"。

6、學會使用菱形和圓形。大多數的流程圖都會使用矩形、菱形和圓形，它們之間由箭頭相連。上面已經講過矩形了，它用來標記任務的名稱。在有多重選擇的地方使用菱形。圓形可以被用作結束標誌。繼續上面的例子，從"焦點測試"引出一個箭頭，指向一個寫有"產品是否被通過？"的菱形，菱形引出一個箭頭，寫着"否"，然後指向寫着"流程結束"的圓形。菱形再引出一個箭頭，寫着"是"，然後可以指向流程中後續的任務。把菱形排成一行，或放在做出相應決策的參與者的對應行內。

寫着"流程結束"的圓形應當單獨放一行，沒有相應參與者。

還有其他專業的流程圖符號，但是它們並不常用，而且也沒有什麼必要。如果你覺得你的流程圖有更多符號會更好，請自行查閲其他符號。

7、保持連貫。矩形應當大小相當，並且由不多於兩到三種易區分的顏色來分別標記，以此提高流程圖的可讀性。例如，所有的矩形（任務）都是藍色背景，而所有的菱形（問題）都是黃色背景。如果可能的話，所有的"是"箭頭都從菱形的同一邊引出（如右邊），而所有的"否"箭頭也都從菱形的另一邊引出（如下邊）。這一條並不總是能輕易做到，所以不要在這一條上花費太多時間。

8、如果有必要的話，繼續畫下一頁。寧可多畫幾頁，也不要把流程圖畫得太小而難以辨認。在各符號和箭頭上明確標出內容，使得流程圖在頁間的過渡清晰易懂。例如，畫一個箭頭，寫上"A"，指向頁面的右側，在下一頁的左側畫一個指向右邊的箭頭，仍然寫上"A"。

9、編輯流程圖。檢查每一條線路，確保它們都是合理的。理想的情況下，找一個熟知該流程的人和你一起檢查流程圖，查漏補缺。在你至少檢查一次並且修改了錯誤之後，這篇文檔就可以上交或發送給相關人員了。如果日後該流程有變動，你也可以修改後把新的版本再發送給相關人員。

方法4：分析、改進流程圖

1、找出質量概覽可能會起作用的領域。每一次流程從一個人或部門進行到下一步，都要考慮是不是應該有人檢查流程是否完成，能否進行到下一步。工作質量是不是總是在一個特定步驟之後就下降了？比如説通常由缺乏經驗的成員來完成的某些步驟。哪個步驟對全局質量影響最大，並且可能需要額外的注意？如果你確實決定在流程中引入質量概覽，就需要明確制定改進的標準。不要讓員工猜測質量標準到底是什麼。

2、找出重複的任務。如果你的圖表或是文檔中包含兩個完全一致的任務，考慮這種情況是有用的還是低效的。有時候，重複步驟可以更好地控制質量（例如，兩個部門在不同階段檢查同一產品）。但是，一些簡單的任務如校對就不應該在流程中多次出現了。建議將其中一個步驟從流程中刪除。

3、尋找部門間的不必要行為。你的文檔可能顯示A和B相互多次轉移流程責任。有可能減少不必要轉移的數量嗎？如果你能夠重新組織工作過程，A可能就能夠在同一個時間段內完成幾項任務，然後再轉移給B。

小提示

如果你要記述一個大型的流程，你可以多繪製幾個流程圖表。首先，繪製整個流程的流程圖，包括子流程。然後再繪製子流程的流程圖，詳細解釋子流程的各個任務。