如何寫一封信
方法1：寫信
1、決定你的信是否需要正式的格式。如何去寫信取決於你與收信人之間的關係。需考慮到這些方面：如果你寫給政府官員，未來老闆，高官，學術官員或者任何與你有職業來往的人，那信就需要很正式。
如果你寫給你現在的老闆，一個不太熟悉的同事，一個遠親或者長輩，或者是一些你不太熟悉的人，信就可能需要稍微正式一點。
2、決定你的信是手寫還是用電郵。你所選擇的發送方式也表明了正式的程度。許多正式的信件需要用打字機打出來並通過郵遞的方式發送。如果你的信很急或者你知道收件人想要以電郵的方式的話，就可以另作他談。
對於日常使用的信件，一封電郵或者手寫信是可以接受的。
對於稍微正式一點的信，你必須打電話確定。如果對方已經選擇了和你聯繫的主要方式是電郵，那麼電郵可能是保險的方式。如果你不確定，那就採用手寫的形式吧。
3、使用有信頭的信紙或者把你的地址寫在信的上方（正式的才要）。如果你是寫一封商業信件，那麼使用有公司台頭的信紙是。或者，如果僅僅是想要你的信件看起來更專業，你可以用文字處理程序設計一個信頭。另外，把你家庭住址寫在信的上方，向左對齊。在第一行寫你的街道地址，你的城市，省份以及郵政編碼寫在第二行。
4、寫日期。如果你已經寫好了你的地址，空兩行或者留一點位置然後寫上日期。另外，以日期為開頭，向左對齊。寫出詳細的日期。“2012年9月9日”比“2012.9.9”或者“2012/9/9”要好的多。
如果你通過電郵來發送一封稍微正式一點或者日常信件，就沒有必要加上日期—電郵會有時間標記。
5、寫上名字，頭銜以及收信人的地址（僅限於正式的信件）。在日期下面空兩行，或者留一些位置，然後寫出收信人的全名以及頭銜。在第二行，寫出公司或者機構名（如果合適的話）。在第三行寫出街道地址，第四行寫城市，省份以及郵政編碼。這些對於電郵來説是不需要的。
在稍微正式一點或者日常的信件裏，這些也是不必要的。在信封寫上名字和地址就足夠了。
如果你寫信是做調查並且沒有聯繫人，簡單的寫上公司或者機構名和它的地址就可以了。
6、以稱呼為開頭。你用的稱呼將取決於你和收信人的關係，正式的信件也一樣。下面是一些可能的情況：如果你沒有特定的聯繫人，但是你知道收信人羣的性別（男女），你就多了一點選擇。你可以寫“親愛的先生們”，“親愛的女士們”，或者“親愛的先生女士們”。但要特別注意這一點—在（他/她）閲讀或者打開你信件之前你並不想冒犯他們。
如果你寫的一封正式的信件並且你有特定的聯繫人，可以使用最保險的稱呼是“親愛的、或者我的…..”如果你覺得這太親密的話，你最好不要用，你可以簡單禮貌的稱呼收信人的名字，以逗號（，）結束（比如“張女士，…”）.
如果你寫的是一封稍微正式一點的信件，你可以用“親愛的”或者“您好”作為寒暄。
如果你寫的日常信件，你可以用“親愛的”或者“您好”，又或者更隨意的問候如“你好”或“嗨”。
7、在稱呼後面寫上收信人的名字。如果是正式的信件，用禮貌的尊稱如先生，女生，博士，或者其他軍銜或者其他政府頭銜，然後再寫上收信人的姓。
如果信件是稍微正式一點的，你必須確定你是否可以直呼收信人的名字。如果你不確定最保險的方式是搭配一個禮貌的尊稱。
對於一封日常信件，你可以普遍認定你被允許直呼對方她或者他的名字。明顯例外的一個可能是你的長輩，那些你應該在名字後面寫上稱呼如阿姨或者奶奶。
8、開始寫信。如果你在打你的信件的話在稱呼後面空兩行，或者如果你如果用手寫的話就簡單的換到下一行。如果你寫的是一封私人信件，以祝福收信人安康後再開始。這可以正式的如“我祝願你們都好”或者隨意的如“最近過的怎樣？”。
如果你寫的是一封商業或者其他正式信件，那就直入主題。時間就是金錢，你也不想浪費收信人的時間。
9、問問自己需要交流什麼。一封信主要目的是溝通交流。在你寫的時候，問問你自己收信人需要什麼信息，並且把它們寫進信裏。你需要告訴他你產品的新價格嗎，你有多想念對方，或者謝謝他或她的生日禮物？無論是什麼，分享的內容應該是信的重點。知道你“不要”寫什麼。一封在充滿憤怒或者乞求同情的信件不是你應該發送的。如果你已經寫了這樣的信件並且不確定是否要寄出去，在把它放進郵筒之前把它放在那裏幾天—你也許會改變主意。
10、校正你的信件。在你把它寄出去之前，仔細閲讀幾次確保它表達了你想要説的話，並且沒有拼寫或者語法錯誤。用你文字處理軟件中的拼寫檢查功能，或者讓朋友幫你檢查一下。做任何必要的改變。
11、用結尾敬語。一個結尾敬語可以讓你的信件以一個好的印象以及和收信人建立良好關係作為結束。在信得最後一段後面空兩行，然後寫上結尾敬語。對於正式的信件，要保留問候及祝福語。
對於稍微正式一點的信件，你可以簡略以上的敬語“真摯的”、“致意”或者“敬祝”。
對於日常的信件，你的敬語反映了你和收件人的關係。如果你是寫給你的配偶，親密的朋友，或者近親，你可以用“摯愛地”或者“愛你的”。
如果你感覺興致來了，你可以在一封正式的信件裏用舊時的結尾敬語（或者如果你寫給你的一個欣賞你這份心意的密友）。把敬語寫進句子裏。例如，在信的最後一段可能讀到“我保證，會一直…….”。空兩行然後寫“你真摯的”。這樣，信的最後一行和你的結束敬語就像是一個句子。你可以以此創新找出其他方式把結尾敬語編排進去。
12、簽名。如何簽名取決於你信的性質。對於已經被打印的正式信件來説，在結尾敬語和你打印出來的全名之間留四行的位置。然後在中間位置用藍色或者炭黑墨水簽上你的名字。
如果你正發送一日常信件，在你的結束敬語後面打上的你名字。
如果你想，在你簽名時，你可以在正式的信件後面用一個禮貌的尊稱去稱呼你自己。例如，一個已婚的女生可能會署名為“張太太”。
對於稍微正式一點的信件，用你的全名或者你的名字取決於你自己。你同樣可以打印“並且”簽上名字，就像你在寫一封正式的信件一樣，或者只是簡單的簽名。
對於日常的信件，沒有必要在底下打印出你的全名。在一份日常電郵下面打上你的名字就可以，或者在手寫信的最後簡單的簽上你的名字。
13、摺疊信件（可選擇）。如果你通過郵局去寄信，就把它折三折。從紙張的底部向上折三分之一的紙張，然後，從頂部向下折以至於可以和底部對齊。用這樣的方式摺疊信紙是為了確保能放進大部分的信封裏。
14、在信封上寫姓名地址（可選擇）。在縱橫間，找到信封的中心。這是你寫收信人詳細地址的地方，像這樣：林先生
北京市朝陽區XXXXXXX
郵編 100021
15、在你的信封上寫上寫信人地址（可選擇）。像寫收信人地址那樣寫寄信人地址（上列的）；唯一改變的是你想要簡單的寫出你的姓而不是你的全名。
小提示
試着不要在你的信件里加入不必要的內容，特別是如果你寫的是一封商業信件的話。試着把信的重點放在收信人感興趣的內容。
用藍色或炭黑色墨水寫信。
如果你發送的是正式或稍微正式一點的信件，確保你的電郵地址是可接收的。一封來自“dong.chen”的信要比一封來自“happy189”的信件正式的多。
如果你正在印刷一封正式的信件，用一張紙質較好的紙。
你可以用信件表達你的感謝，慰問，愛，幽默，關心，以及其他的情感。
如果你在寫投訴信的話，儘可能理智和禮貌—如果你做到了，你很可能得到一個良好的回覆。
