3種方法來給人力資源部門寫電子郵件，如何給人力資源部門寫電子郵件

目錄

方法1：編寫和發送電子郵件1、將電子郵件發送給合適的人。2、在電子郵件的主題中，寫明你需要的幫助。3、在電子郵件的開頭和結尾使用正式的稱呼。4、郵件的內容要清楚直接。5、準確地描述問題。6、注意是否有問題相關的記錄文檔。7、解釋你為解決這個問題所做的努力。8、請求進行面對面會議。9、確保電子郵件包含你的聯繫信息。10、編輯電子郵件，檢查拼寫和語法錯誤。方法2：跟進已發送的電子郵件1、感謝人力資源部門的回覆。2、為面對面會議準備必要的材料。3、如果你有法律問題需要解決，考慮聘請法律顧問。4、如果你等了一週沒有得到回覆，再發送一封電子郵件。方法3：決定是否聯繫人力資源部門1、如果可以，最好自己解決問題。2、查看員工手冊，瞭解公司的政策。3、如果你在工作中受到騷擾，要立即聯繫人力資源部門。4、如果你的個人情況發生變化，可以聯繫人力資源部門。5、如果需要政府保護，可以聯繫人力資源部門。6、如果想要獲得職業培訓，可以聯繫人力資源部門。7、向人力資源部門尋求必要的住宿幫助。8、如果你正在找工作，可以聯繫人力資源部門。9、避免因為個人的不滿聯繫人力資源部門。企業聘請人力資源人才處理公司各種問題，包括工資單、政策、法律申訴等。 如果你遇到法律或政策問題，或者某個同事存在嚴重的問題，都可能需要聯繫人力資源部門。人力資源部門可能是你在公司聯繫的第一個部門。使用簡單正式的電子郵件與人力資源部的工作人員對話，將你遇到的問題寫在電子郵件中。

方法1：編寫和發送電子郵件

1、將電子郵件發送給合適的人。檢查人力資源部門的分工安排，看看你遇到的問題是否有專人負責處理。你的部門裏可能有專門的聯絡點。如果你擔心自己的問題沒有被認真對待，也可以直接與人力資源部門的主管聯繫。仔細檢查電子郵件中是否只有你要聯繫的人。特別是私人或敏感問題，你肯定不希望這封電子郵件發送給錯誤的人。一定要特別小心，不要將電子郵件羣發出去。

2、在電子郵件的主題中，寫明你需要的幫助。清晰的主題和你標明的緊急程度，將有助於人力資源部門優先解決你的問題。如果你沒寫主題或者表達不清楚，那麼郵件可能會被忽視。例如下面這樣："法律問題（需要採取行動）"、"個人情況變更（需要立即注意）"、"緊急政策問題"或者"近期採訪（謝謝）"。

3、在電子郵件的開頭和結尾使用正式的稱呼。郵件的內容要正式。這會讓人力資源部門知道你很認真對待這個問題。即使你和人力資源主管的關係密切，但這是一個正式的信函，不僅僅是朋友間的對話。從"尊敬的[主管的全名]"開始，以"敬啟"或者"感謝您的時間，[你的全名]"結尾。

4、郵件的內容要清楚直接。保持句子完整且簡短。不要寫任何不相干的內容，否則收信人會對你的內容感到疑惑。不要包含任何可能使對方困惑的細節。你可以在和對方面對面的時候溝通這些細節。

5、準確地描述問題。解釋問題的確切性質。説明問題何時開始，或者將要開始的時間，並説清楚你是否認為這是一個法律問題，或者是公司本身可以處理的問題。如果是與人力資源部門在溝通工作機會，就不需要提出問題。相反，你應該介紹一下自己，並解釋你過去與公司的聯繫。明確你希望人力資源主管採取的行動。

6、注意是否有問題相關的記錄文檔。人力資源部門希望立即瞭解如何解決法律或者政策問題。你的文檔可能會影響他們的回覆，因為這有助於澄清問題的嚴重性，以及某個員工可能面臨的法律後果。讓你的人力資源代表知道你擁有的所有"證據"，並提出將它們帶到面對面的會議。如果可能，你需要向人力資源部門提供任何有關法律問題的證據。不幸的是，大多數人力資源部門都會盡力保護公司。

如果你遇到騷擾或歧視，要記錄事件發生的日期，並且保存包含證據的書面信函。

保留你提供給人力資源的任何文檔，包括電子版和紙質版。你應該保留原件，併為人力資源部門提供副本。

7、解釋你為解決這個問題所做的努力。在聯繫人力資源部門之前，你可能已經嘗試過解決這個問題。也許你與老闆或者同事進行了對話，甚至通知了他們你正在聯繫人力資源部門。主管會感謝你所做的這些前期工作，因為這將有助於他們瞭解都有誰已經意識到了這個問題。如果是要更新個人情況，溝通不需要太正式。比如，如果你正在休產假或者陪產假，你可能已經告知了老闆，只是通過人力資源來完成流程。

8、請求進行面對面會議。與主管面對面會議能夠幫助你們詳細地討論問題。這讓主管有機會詢問任何後續或者更具體的問題。你可以通過電子郵件，開始安排重要的會議。告知他們你的日程安排和空閒時間，並要求他們做出相應的計劃。

9、確保電子郵件包含你的聯繫信息。人力資源部門可能希望通過電話與你聯繫，因此最好在電子郵件底部寫明多種聯繫方式。這些信息可以寫在你的姓名下方。仔細檢查你提供的電話號碼和電子郵件是否正確。

10、編輯電子郵件，檢查拼寫和語法錯誤。大多數電子郵件都有拼寫檢查服務。仔細閲讀電子郵件，看看有沒有語法錯誤、遺漏和表達不清晰的問題。

方法2：跟進已發送的電子郵件

1、感謝人力資源部門的回覆。首先，感謝主管花時間研究你的案例，這會立即在談話中樹立你有禮貌的形象。一定要快速回復對方，這表明你很關心這個問題，也表達了你想要儘快解決它的意願。

2、為面對面會議準備必要的材料。準備一個專門的文件夾存放你想在會議上提供的文檔，為會議做好準備。如果你碰到政策問題，一定要將員工手冊上相應的內容準備好。這將有助於會議快速順利地進行。

3、如果你有法律問題需要解決，考慮聘請法律顧問。如果你擔心公司損害你的利益，可以諮詢律師。他們可以為你提供有關個人權利的信息，你可以帶他們參加所有面對面會議。如果你選擇這麼做，可能需要告知人力資源部門你計劃聘請律師。確保你瞭解聘用律師的相關費用。大多數律師費都很昂貴，因此你需要權衡這些費用問題與你對法律保護的需求。

4、如果你等了一週沒有得到回覆，再發送一封電子郵件。一週通常是等待回覆的合適時間。如果你正在處理一個特別緊急的問題，可以在24小時後發送跟進郵件。不要擔心你會打擾到對方，要記住他們有很多責任。你需要提醒他們你也是他們要負責的對象之一。

方法3：決定是否聯繫人力資源部門

1、如果可以，最好自己解決問題。如果你有一個與公司政策無關，很簡單，而且和法律無關的問題，不妨自行解決。如果可以，與老闆或同事討論，想辦法解決問題。人力資源部門會很感激你在聯絡他們之前曾嘗試解決問題。比如，如果你覺得老闆經常在週末給你安排工作，可以先與老闆聯繫。你沒必要因為"我不喜歡我的辦公空間"這樣的不重要原因，去尋求人力資源部門的幫助。

2、查看員工手冊，瞭解公司的政策。你可能會覺得自己違反了公司政策。在聯繫人力資源部門之前，先重新閲讀與問題有關的政策。你可能在與人力資源部門的討論中需要引用這些內容。比如，如果你擔心在工作時間內沒有足夠的休息時間，先查看休息時間的書面規則。這有可能是你公司的非正式政策。如果你想打破政策，這意味着人力資源無法給予你任何幫助。

3、如果你在工作中受到騷擾，要立即聯繫人力資源部門。如果在工作中遇到任何口頭或身體上的騷擾，要隨時與人力資源部聯繫。你在法律上應該收到相應的保護，人力資源部門有義務幫助和保護你。但是不要指望人力資源部門可以和你私下溝通。一旦你提出報告，他們就必須採取正式的行動。

4、如果你的個人情況發生變化，可以聯繫人力資源部門。他們可以幫助你安排工作中即將發生的任何變化，比如準備休產假。他們將能夠確保你獲得所有福利和保障。他們還可以聯繫公司裏需要了解你變化情況的人員。

5、如果需要政府保護，可以聯繫人力資源部門。在能夠獲得政府保護或補償的工作中可能會出現某些情況。比如在工作中受傷，人力資源部門可以幫忙協調醫療賠償。你可能需要填寫人力資源部門的表格，要為此做好準備。

6、如果想要獲得職業培訓，可以聯繫人力資源部門。公司可能會有培訓或者輔導計劃，讓你不斷地提升自己。人力資源部門可以提供有關這些選項的任何信息，幫助你加入這些計劃。這可能是讓你的職業生涯更上一層樓的絕佳機會。

7、向人力資源部門尋求必要的住宿幫助。人力資源部門還可以滿足你在工作中可能遇到的任何個人需求。公司應該允許你和其他員工一樣擁有獲得成功的機會。如果你認為沒有適當的殘障資助，人力資源部門將幫助你解決這個問題。該部門也可以與你合作，確保為哺乳母親安排一個專用的地方。

8、如果你正在找工作，可以聯繫人力資源部門。有時，聯繫特定公司的人力資源主管，可以讓你瞭解到當前職位空缺的信息，或者與當前員工進行非正式的"信息"交談。你也可以聯繫人力資源部門感謝你最近與他們公司完成的面試。如果一週後仍沒有收到回覆，你可以發送一封后續郵件。如果之後還是沒有消息，那你就要放棄這家公司了。

9、避免因為個人的不滿聯繫人力資源部門。要記住，人力資源部門首先服務於公司。因此，如果你只是想發泄，那麼他們不是你發泄的對象。雖然你應該報告任何讓你感到不舒服或者受到歧視的情況，但要小心區分問題的類型，到底是一些瑣碎的小麻煩，還是更嚴重的法律問題。

小提示

無論是在給人力資源部門發的郵件，還是面對面的聯繫中，都要儘量保持冷靜。這有助於保持交流中的禮貌和專業。