發文字號怎麼寫

發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。發文字號位於文件名稱下方居中處，在文件名稱和橫隔線之間。

發文字號由發文機關代字、年份和序號三部分組成。發文代字由發文機關自行擬定，固定使用，不能經常更改。

年份用六角括號括起，順序號不用括號。如“國辦發〔1996〕2號”，即説明這是**辦公廳在1996年所發出的第2號文件；“人外發〔1994〕1號”即為人事部外事司1994年發出的第1號文件。

機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。

如鐵道部文件的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。

有的機關代字還包合其他的層次，如**發文的機關代字有“國發”、“國函”，“國”代**，而“發”和“函”則代“**文件”和“**函”這兩種發文形式。有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但儘量以簡化為好。

年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。年份應用六角括號“〔 〕”括起。

注意六角括號不是數學公式的中括號，因為當引用公文時，標題後面的發文字號要用圓括號“（ ）”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。 因此稱之為“六角括號”是基於與數學的中括號相區別。

另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今後也要按本標準的規定使用六角括號。

序號是發文的流水號。一般都是按文件的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。

有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。國家標準規定序號不編虛位，不加“第” （有的單位加“字”）等虛字，主要是講究實用。

發文字號中的機關代字、年號和序號三部分要完備，缺一不可，不能在三者之間隨意加“字”“第”等字樣。如某市財政局發文字號寫成“X市財發〔1992〕字第36號”，其中的“字”“第”就是多餘的。

年號和序號的括號不能濫用，如寫成“（1995）12號”“（1995）(12號)”“（1995）(12)號”“[1995][12號]”“1995年[12]號”等，都是錯誤的。

根據《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔 2012〕14號），2012年7月1日起，黨的機關公文和行政機關公文統一。

發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。

發文字號編排在發文機關標誌下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標註；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字後加“號”字。

上行文的發文字號居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名處在同一行。

例如：

國發〔 2012〕14號

發文機關代字：國

年份：2012

發文順序號：14號

嚴格意義上説，任何公文都應該有發文字號。

就是最普通的便函或者一封介紹信，也是有“函字”或者“字”的編號的。因為，發文字號不僅僅是一種格式上的要求，更是公文嚴肅性、準確性的一種體現。

當然，實踐當中，確實有一些不是很正式的公文、或者僅僅是臨時性、短期內起效力、很快將失效、沒有檔案保存價值的材料不編號的。一般而言，作為發文機關，對本機關制定下發的公文都要按相應文種編訂發文字號的，這是因為，作為發文機關，是這份公文最初的發出機構，也是效力源頭，因此不但要編號，而且應該長期存檔備查的。

再有就是，本機關上報的公文，為了體現嚴肅性，一般也要編文號的。